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La falta de planificación financiera genera costos ocultos

28/06/2017 by Neriogt in Opinión with 0 Comments

La falta de planificación financiera genera costos ocultos

Orlando Cuicar Ortiz opinion

Orlando Cuicar O.

En la vida empresarial existe una relación bilateral entre ingresos y egresos de dinero; estos según su resultado nos pueden demostrar si se gana dinero o no en un período económico determinado. Cuando esta relación genera un saldo positivo para la empresa se considera que se obtuvo utilidad y la misma puede ser distribuida entre los accionistas o reinvertida en la propia empresa. Pero que sucede cuando al final de período económico esa utilidad no se refleja en la cuenta bancaria, en las cuentas por cobrar, gastos prepagados, activos tangibles en fin dentro de las cuentas de activo de la organización lo que me demuestra que hubo algún egreso no planificado y que impacto en los estados financieros. Es aquí donde nace el Costo Oculto.

Las empresas organizan su gestión financiera en cuentas de Ingresos, Costos y gastos; siendo la cuenta de costos la que agrupa los elementos fundamentales de costos como lo es el egreso causado por una industria como la materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación; mientras los gastos agrupan los egresos asociados a la administración, representación, publicidad y ventas entre otros que no intervienen en el proceso productivo. Al determinar estos objetivos de la asignación de recursos económicos para el funcionamiento de la empresa puede darse el fenómeno que no se estudia en términos generales todos los factores internos y externos que intervienen en la misma.

Por ejemplo las empresas planifican al detalle los valores asociados a las materias primas pero no toman en cuenta estimaciones de las variables de merma o desperdicio, en otros casos dentro de las partidas de costos indirectos no estudia el factor de provisiones como el mantenimiento preventivo de la maquinaria o la depreciación de los activos asociados a la producción.

La mano de obra directa y la asociada a los gastos administrativos se analiza solo el egreso causado en un periodo determinado dejando por fuera los elementos de beneficios de ley o acuerdos laborales como bonos, horas extras, compensaciones por cesantía, aguinaldos, etc. Esto se debe que en oportunidades se busca ganar clientes o conquistar mercados por vía del precio bajo castigando estos conceptos que a la larga alguien deberá pagarlo y no precisamente es el consumidor sino los accionistas de la empresa vía endeudamiento entre socios o por financiamiento bancario lo que a su vez generara pagos por intereses.

Un ejemplo de ello es un cliente que fabrica bolsa plásticas; en su gestión de costos toma todos los elementos básicos de egresos para la producción, genera la venta y la diferencia es una rentabilidad. La pregunta que me hizo fue la siguiente ¿Por qué el estado de resultado me dice que tengo ganancias y no tengo dinero en el banco? Al analizar su inquietud observe que la empresa realiza egresos sin soportes, en efectivo e incremento las cuentas por cobrar accionista. Cuando le pregunte por qué se incrementó esa cuenta, el mismo empresario me dijo que necesitaba ese dinero para reparar unas cosas en su casa, total el dinero de la empresa es de él y puede hacer lo quiera; lo que demuestra el grado de inmadurez del mismo que piensa como un emprendedor básico y no como empresario.

En primer lugar el dinero de toda empresa es de la misma empresa, los socios solo tienen el beneficio de su porción de utilidades al finalizar un periodo determinado, ahora si ese socio es parte del proceso operacional o administrativo de la empresa debería establecerse un salario para que el mismo se estime y se incluya en la gestión de costos a fin de disminuir los costos ocultos que muchas veces representa el estilo de vida del dueño. Retomando el caso de la empresa de bolsas al explicarle al dueño que se debe fijar un salario e incorporarlo en las hojas de costos el precio por un lado se incrementaría pero por el otro tendría una mejor planificación financiera lo que a la larga va a observar ver el fruto de su inversión dejándole flujo de caja operacional de la empresa..

Ahora bien, los costos y gastos ocultos no es exclusivo de las empresas también las personas naturales incurren en ello por ejemplo; Juan tiene un ingreso de 800 USD de los cuales para vivir necesita 600 USD para pagar (renta, alimentación, seguro) lo que nos dice que 200 USD para contingencias o simplemente ahorrar. Pero Juan no toma en cuenta que cada vez que sale al trabajo compra el periódico, un café o sencillamente compra algo que no está en el presupuesto porque considera que mientras tenga dinero en el bolsillo o en la cuenta bancaria tiene para pagarlo. Es cuando Juan se pregunta ¿en que gaste el dinero? ¿Será que no me pagaron completo? El análisis resulta que al establecer su presupuesto de gastos no tomo en cuenta las provisiones de dinero en egresos no esenciales y es allí donde se evidencia un costo o gasto oculto.

La falta de planificación es el primer generador de los costos ocultos que también de forma intencional no se analiza por las políticas de captar clientes o ganar cuotas de mercado, recuerdo un cliente que en un proceso de licitación con una empresa estatal decide bajar el precio de forma contundente para ganarse el contrato. Al ganar el contrato revisando lo que se oferto vs. el costo del mismo observo que da perdida, conversando con el contratista y explicándole la situación la respuesta fue. ¡No te preocupes este contrato se hace rápido y ganamos dinero! La realidad fue otra no pudo cumplir el mismo porque en el proceso de ejecución del contrato no se tomó en cuenta la provisión de mantenimiento de maquinaria y al ser esta de segunda mano y con vieja data de adquisición con pobres reportes de mantenimiento preventivo las averías fueron recurrentes al punto que se necesitó subcontratar maquinaria a un proveedor lo que encareció el trabajo. Respuesta de ello es la falta de planificación.

Determinar al detalle todos los factores internos de la organización, asignar recursos y controlar la gestión de costos puede generar una disminución considerada de los costos ocultos; solo quedaría analizar los factores externos que influyen y tienden a ser una predicción como niveles de inflación, oferta y demanda de bienes y servicios entre otros que corresponde estudiar con más detenimiento para fijar un porcentaje de holgura en las estimaciones.

Cr. Orlando Cuicar Ortiz

Contador Público egresado Universidad del Zulia, Maestría en gerencia de Empresas egresado Universidad del Zulia, Consultor de Costos y Director del Instituto CELUZ.

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